Для вирішення поставлених завдань та питань компанії використовують різні листи для ділових листування. Листи бувають двома способами: гарантійні та інформаційні. У цій статті пояснено в деталях алгоритм написанняЛисти- нагадування, різновиди інформаційного листа.
Нижче ви можете ознайомитися з зразком повідомлення-нагадування про виконання угоди. Внизу статті розташовано посилання для завантаження цієї бланку.
Що таке повідомлення?
Лист-нагадування служить для того, щоб нагадати людині, якій воно адресоване про якийсь важливий момент, наприклад, про строк виконання зобов'язань або про якийсь виплату. Нагадування у письмовій формі зазвичай посилати, коли усне нагадування не принесло бажаних результатів. Лист-нагадування, складене за всіма правилами, і зареєстроване в початковій документації його відправника, потребує реакції від того, кому воно адресоване. Не важливо, усної чи письмової форми, або у формі будь-яких дій.
Хоча повідомлення можуть бути доступними, існують правила, які слід дотримуватись під час їх оформлення.
Як правильно написати повідомлення-нагадання?
Існує особлива форма, яка використовується для написання цього виду письма, має містити деяку інформацію, а саме реквізити компанії, яка ініціює відправку.
Список реквізитів складається з:
- Назва компанії;
- Адреса компанії;
- Телефон;
- Контактна особа (якщо потрібно).
Як варіант, лист можна підготувати на фірмовому бланкі компанії, щоб уникнути потреби прописувати всі реквізити від руки.
Згідно з вимогами, цей вид документів направляється конкретній особі. Про нього, а саме ФІО, посаду і назву організації, яка його представляє, слід записати у правому верхньому куті.
Звертатися до цієї особи доцільно, по імені відчень, у ввічливій формі. Наприклад: « Іванове шанобливе!»
Основний текст листа зазвичай оформлюється у вільному вигляді. Але бажано зберігати цілісну структуру листа:
- Причина навернення (за допомогою слова « з причини...», « зв’язки з... »)
- Суть використання (відповід для написання листа)
Однією з основних причин написання цього листа є нагадування про необхідність у виконанні угоди чи угоди, а також оплатити всі зобов’язання або виконати інші дії.
Це службовий лист, в якому говориться про наближення або закінчення строку виконання певних завдань, зобов’язання, проведення заходів
Нагадування обов’язково має бути люб’язним, ненав’язливим: ніколи не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплату або неоплати є те, що він потрапив у скрутне становище.
Зміст повідомлення-нагадування перш за все залежить від того, вперше, в другий або третій раз ви нагадуєте партнеру про виконання його зобов'язань, не слід забувати термін сплати рахунків тошо. Якщо клієнт не реагує на ваші нагадування, то, звичайно, ви змушені повідомити йому про свій намір звернутися до суду і розірвати контракт. Однак навіть у такому випадку стиль письма повинен бути ввічливим і стриманим.
Наприклад:
. Шановний!
. Якщо ви використовуєте цей випадок, дозвольте нагадати вам. Вам, що термін оплати рахунків за. Ваше замовлення No від(дата) завершено
. Будем. Дякую, якщо ви до(дата). Ви пришлете переклад. Ваших боргів
Вибачте за те, що змушені потурбуватися. Вас з цього приводу
. Залишаємося з повагою
. Глибоко шанований пан!
. Идя. Вам назустріч, ми продовжуємо термін оплати до(дата) / виконуємо при цьому. Ваші нові замовлення. Якщо ви не будете сплачувати борг до (дата) і не пришлете чек, покаже оплачу, ми змушені тимчасово зупинити виконання всіх. Ваших зам вещування.
. Чекаємо. Ваша відповідь
. Щиро шанувати
. Шановні панове!
. Вибачте, що знову треба потурбуватися. Вас, на жаль, ми не отримали жодної відповіді на наші попередні нагадування засмучений, що. Ваша фірма так недбало поставилася до наших просьб, хоча ми завжди чітко дотримувалися умов контракту і якісно виконували всі ваші замовлення.
. Незважаючи на постійні нагадування і вжиті заходи,. Ваш борг не тільки залишається негашеним, але й продовжує рости, тому ми вважаємо необхідним повідомити. Ви можете розірвати свої плани і контракти.
. Дуже шкода, але ми не бачимо іншого виходу з цієї прикрої ситуації
. Шановні панове!
. Вибачте, будь ласка, але ми змушені знову нагадати. Вали про велику заборгованість нашої компанії, яка продовжує зростати. Ми завжди намагалися зрозуміти. Ваші фінансові труднощі, але цього разу заборгованість заборгованості перевищує усі попередні, а строк сплати вже минув.
. Надіємося,. Ви розумієте, що ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми, а тому змушені подати позов в суд
. Дуже шкода, що наша співпраця виявилася невдалою
ТИПОВНІ ЖИТТРИ
1 дозволить. Вам нагадати про
2. Якщо ви використовуєте цю нагоду, дозвольте нагадати вам, що. Ви маєте заборгованість
3. Просим. Вас особливо цікавить те, що у вас є. Вас є заборгованість на суму
4. Ми б хотіли нагадати вам. Вам о
5. Нагадуємо. Вам, що строк подачі звітів закінчився (дата)
6. Ми вважаємо за потрібне нагадати. Вам, що згідно контракту комісії винагорода повинна виплачувати до (дата)
7. Виникли нагадування. Вам, що термін оплати рахунків за друк за за за замовлення. В однихах поліграфічним продуктом проходить (дата)
8 В. До речі, нагадаємо. Вам, що відвантаження. Ще (дата)
9. Це буде доречно нагадати, що
10. Ми вважаємо, що ця невиплата є тільки упущенням, і сподіваємося, що. Ви позбудетесь її протягом
11 Щоб. Ви змогли швидше зорієнтуватися в ситуації, відправляння. Вам копії рахунків, строк сплати яких вже закінчився
12. Наша бухгалтерія повідомила, що. Ви вчасно не сплатили кілька рахунків
13. Сподіваємося, що ця невиплата - лише прикрість помилки, яка буде виправлена?
14. Вибачте, що ми змушені потурбуватися. Вас з цього приводу
1. Нам дуже незручно, що змушені знову нагадати. Вам о
2. На жаль, доводиться знову нагадати. Вам, що до цих пір не отримали від. Вас оплатили
3 Нам дуже прикро, що ми знову повинні нагадувати про наявність декількох сьогодні незаплачених рахунків
4. Затримка. Вами оплату суперечить нашим попереднім угодам про умови торгівлі. Ми зберігаємо право на наступні дії
5. Ваша відмова дотримуватися строків сплати є порушенням умов контракту
6. Шкода, але змушені повідомити. Вам про зміни у системі оплати замовлення, які викликані тим, що. Ви вчасно не сплатили попередніх
7. Ми ніколи б не турбувалися. Вас такими нагадуваннями, якщо. Ви вчасно виконували свої платні зобов'язання
8 Нагадуємо. Вам, що. Ви погодилися на оплату в певний наш термін. Затримка оплату змушує нас щомісячно знімати с. Вашого рахунка% незаплаченої суми
9. Вибачте, але ми вже раз змушені нагадувати. Ви маєте бути дуже великими (значною)
10 вважають своїм обов’язком (якщо потрібно) ще раз нагадати. Ви маєте про борг, який ще не сплатив (дата)
11 останніх тижнів. Вам було надіслано три офіційні нагадування про велику заборгованість нашої компанії. На жаль, ми не отримали від. Вас немає відповіді
12. Нам неприємно знову звертатися до. Вам. З цього приводу, але всі наші нагадування про необхідність відвантаження нашої компанії товар досі залишилися без відповіді
13. Ми раз продовжуємо. Вам термін для оплати рахунки-фактури
14. Просимо оплатити борг протягом днів
15. Ми чекаємо на оплату наших рахунків вже місяцями. Просимо перевести відповідну суму на наш рахунок у банку до кінця цього тижня
16. Наша співпраця була досить продуктивною, і її продовження буде можливим тільки за умови, що борг буде загашено до (дата)
17 Ми вже багато разів, — раз по раз, — розмовляли. Вам з проханням пояснити, чому. Ви не запізнюєтеся рахунків, але, на жаль, так і не отримали відповіді
18. Ви вже на місяці затримуєте перегляд річного звіту, тому ми змушені
19. Ваше зневажливе ставлення до наших просьб завдає шкоди нашій співпраці, яка колись була продуктивною
Якщо делікатні нагадування і вимоги не дали бажаних результатів, то вам доведеться звернутися до суду або скасувати контракт. Слід повідомити про цю адресу, але з усіх сил, щоб тон і стиль письма переконали його, що це дуже неприємне, але єдиний вихід з ситуації, яка може бути:
1. Ваша затримка з оплатою рахунків є серйозним порушенням умов контракту, тому ми змушені передати цю справу в нашого юридичного відділу
2. Оскільки. Ви не відреагували на наші неодноразові нагадування, ми передали справу нашому адвокату
3 Нам дуже прикро говорити, що ми надто заборговані. Ваш кредит тимчасово закрито
4. На жаль, тривала невтрачена. В одних рахунках змусила нас передати цю справу адвокату
5. У зв'язку з тим, що. Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити борг, досі не надіслали чек, який гарантує сплату, ми змушені зупинити виконання всіх. Ваші замовлення
63 З огляду на ситуацію доводиться рішуче діяти
7. Ваш борг перевищив усі попередні і становить а строк сплати закінчився ще (дата). Ми не можемо більше нехтувати інтересами фірми і змушені подати позов в суд
8 Беручи до уваги ситуацію, яка склалася на даний момент, ми змушені повідомити про свій намір розірвати з. Вами контракт
9. Затримка. В одних оплатах рахунків змусила нас звернутися до суду. Ми були розчаровані. Ваш ніжний погляд на наші прохання
10. Ми не можемо більше чекати на оплату. В одних рахунках наприкінці тижня доводиться попросити наш юридичний відділ організувати погашення боргу
11 Через систематичні та тривалі затримки з поставкою товарів ми змушені розірвати з. Вами контракт
12. Попереджаємо. Ви маєте намір розірвати контракт
13. Усі наші прохання про згашення. Через борги ми змушені подати позов у суд. Повірте, нам дуже боляче, але зараз ми не бачимо іншого виходу з цієї ситуації
14. Дуже шкода, що наша співпраця виявилася невдалою
Друг або родич позичив велику суму грошей. Час відходить, а боржник ніби забув про свої зобов'язання... не хочеться ні псувати відносини, ні втратити свої гроші. Як ввічливо нагадати про борг? Доведеться побути в ролі дипломата і психолога!