MBO (Management by Objectives) — це організований і систематичний підхід, який дає змогу керувати цілеспрямованістю. Його також називають системою управління результатом за метою. Завдяки цьому можна досягти значних успіхів у бізнесі.
Мета цього — передбачити результат роботи підрозділу або організації. Вони розділяють постійні й тимчасові цілі співробітників. Постійні відповіді на питання про те, що можна покращити в бізнес-процесах. Часові цілі спрямовані на пошуки шляхів досягнення сталих.
Методи, в яких передбачаються результати діяльності, визначаються і розробляються для їхнього досягнення (проекти та завдання), називають управлінням за метою.
(.pdf, 508 КБ)
(.pdf, 1,24 Мб)
Однак розрахувати чітку мету КПЕ — досить важке завдання. За останні роки промисловий розвиток, який відбувається в бізнесі, дав поштовх до поширення та розвитку цього нового підходу до управління діяльністю компанії. Кожен керівник зацікавлений у тому, щоб знати, які наслідки матиме компанія, яка вибирає той чи інший шлях. Це спонукало створення багатьох публікацій, відеотехніків та інших інформаційних матеріалів, які були присвячені тематиці КПЕ цілей.
Однак ідея управління не є такою вже й новою. Вона з'явилася ще в 1954 році, у книжці « Виводів » Пітера Друкера. Автор описує основні принципи і методи, які допоможуть вам скласти і вирішити, як виконувати завдання.
Керування завданнями чи цілями?
Термін Management by Objectives можна перекласти російською мовою як « керування задачами» або « керування за цілями». Це заважає багатьом менеджерам розуміти принципи цього підходу. Пітер Друкер описує принципи управління результатом саме на основі поставлених цілей. Але очевидно, що досягти цілей, не виконуючи будь-яких завдань, практично неможливо.
Іншими словами, досягти результату (ціли з максимальним КПЕ) можна лише успішно реалізувавши всі засоби (задачі). Отже, кожен працівник має виконувати завдання і цілі, які слід регулярно контролювати.
Однак мета не належить до зони впливу виконавця. Він може виконувати завдання, які перед ним мають привести до будь-якого результату. Але навіть якщо ви виконуєте всі завдання, ви не можете гарантувати досягнення цілей на 100%.
Пітер Друкер також застерігає менеджерів проти потрапляння в « вилови часу». Це ситуація, коли щоденні рутини та щоденні дії відійдуть у друге місце виконання завдань, які ведуть до досягнення цілей.
Принципи керування KPI цілями
Існує п’ять основних принципів, які дають змогу ефективно використовувати цілі в системі управління результатом.
- Цілі повинні бути поставлені не тільки для організації, але й для кожного працівника. При цьому вони повинні бути прямим наслідком спільної корпоративної мети.
- Щоб забезпечити приналежність до стратегії організації, їх розробляють « згори вниз » і щоби досягти релевантності до співробітника - "знизу вгору".
- Працівники повинні брати участь у прийнятті рішень. Іншими словами, процес формування цілей для персоналу повинен проходити у форматі діалогу кожного працівника з безпосереднім керівником. Для ефективної роботи системи управління результатом дійсно важливо, щоб розробка цілої показники ефективності відзначалася спільно. Обговорення допомагає як керівнику, так і співпрацівнику ліпше розуміти, які дії необхідно зробити, щоб досягти максимальної мети КПЕ.
- Пропрацювавши роботу, ми повинні постійно контролювати і надавати зворотній зв’язок.
- Відповідає цілі правила SMART обов'язково. Це дозволяє їм не лише досягати певних результатів, але й створювати ефективні системи стимулів до роботи.
Сучасна концепція управління значною мірою спирається на роботу Пітера Дракера. Він запропонував систему KPI, на основі якої кожен бізнес міг сформувати набір ключових показників ефективності виконання завдань і досягнення цілей. Це дозволяє керувати результатами компанії.
Чому KPI має використовуватися для керування?
Система управління результатом може покращити ключові показники діяльності будь-якого бізнесу. Згідно з результатами великих досліджень, в яких брали участь тисячі організацій з усього світу, в середньому в компанії:
- 5% працівників працює стабільно добре;
- 7% виконує функції стабільно погано;
- Решта 88% потребують встановлення правильного набору завдань та цілей, досягнення і виконання яких буде контролюватися. Щоб поліпшити ефективність управління, робітники прив’язують до грошової винагороди.
Правильний підхід допоможе збільшити кількість працівників, які працюють добре і ефективно допомагають компанії досягти глобальних цілей.
Кожен працівник повинен розуміти своє місце в бізнесі. Без цього не обійтись без повної роботи, особливо якщо ситуація дуже важка. Тим часом, досягти « обізнаності » від людей складно. Ні офіційні інструкції, ні хаотична організація робочих груп необхідного результату не дають...
Щоб ефективно застосовувати метод, який дозволяє працівнику усвідомити свою причетність до спільного справи, знаменитий гуру в області менеджменту Пітер Ф. Друкер запропонував « управляти за допомогою цілей» (Манagement by Objectives — MBO). У 1992 році цей метод було оновлено Р. Капланом і Д. Нортоном було створено концептуальну систему, яка б відповідала умовам послідовних показників діяльності (Balance Score Card).
Ганна Калінінградська, Ольга Гашенко, компанія "Калінінградські мобільні мережі" (Калінінград, США).
Метод управління за цілями (у широкому значенні) - це дослідження і визначення ключових завдань організації і розподіл їх між колегами за принципом « згори вниз». Він не є додатковим прикрасою менеджерської практики, а сприяє переходу всієї компанії на якісніший рівень управління: дозволяє виявити цілі та критерії ефективності для всіх або окремих посад і підрозділів організації і скоординувати зусилля за їх досягненням. Крім того, ця технологія також використовується як основа для визначення нагороди за результати роботи.
Перелімо основні принципи МВО.
1. Всі об’ єкти керування повинні бути описані до початку процесу керування.
Тільки поставивши цілі діяльності до початку процесу управління і постійно складаючи «план» з «фактом», можна навчитися їх правильної постановки.
2. Правильне розуміння своїх цілей створює можливість їх досягти.
Якщо ви правильно ставите цілі, то співпрацівник усвідомлює, що повністю відповідає за виконання дорученої йому праці, навіть якщо зовнішні причини перешкоджають цьому. Його завдання — долати перешкоди, які стоять на шляху до мети. Уяву цілей і завдань стає могутньою мотивуючим фактором.
3. Ті об’ єкти, яких неможливо описати, є некерованими.
Дослідження, які ведуть менеджер управління, показують, що він є ефективним менеджером критеріями, вимірюючи та « зацифровуючи » кожну з цілей (задач), які стоять перед ним і його підлеглі. Хоч і не об'єктивно використовувати критерії, все ж таки залишається місце для суб'єктивних.
4. Проактивне управління краще реактивного.
Прогнозування ризиків і включення в план роботи заходів з їх мінімізації суттєво підвищує ефективність бізнес-процесів. Виключаючи втрати, пов'язані з виправленням помилок, пошук шляхів виходу з непередбаченої ситуації та різні види «доробки» роботи, менеджер зберігає сили для досягнення мети. Діяти « на переперевірку» не означає негайно, без попереднього планування, приступати до реалізації кроків по досягненню мети (у 80% випадків необміркована швидкість тільки заважає).
5. Цілі можуть змінюватись, а виявлення об’ єкта керування — це обов’ язково.
Якщо врахувати радикальні зміни зовнішнього або внутрішнього середовища, цілі можуть змінюватися. Причини змін повинні бути свідомими і достатньо сильними. Якщо ви зміните ціль, всі учасники процесу повинні повідомити про це. Пам'ятайте, що, використовуючи цей принцип, менеджери можуть « прикривати» своє невміння правильно планувати. Якщо цілі в організації змінюються раз на тиждень або частіше, то необхідно обдумати, як слід планувати і як поліпшити якість організації.
6. Цілі повинні бути описані за технологією SMART. Це стандарт постановки цілей, який ставить вимоги до ефективної, добре продуманої мети.
Чи знаєте ви...
"СMART" в перекладі з англійської означає "розумний".
S - Specific — конкретна
Мета має бути якомога конкретнішою, без використання загальних фраз та абстрактних понять.
M - Measurable — вимірність
« Все, що вимірюється, може бути досягнуто»
A - Achievable — досяжність
Мета повинна бути досяжною (виконувана) і досяжною не автоматично. Інший аспект критерії - це узгодженість керівника і підлеглого щодо можливості досягти цієї мети (цель потрібно бути « прийнята»).