Табель обліку робочого часу- це документ, який містить інформацію про фактично відпрацьований час та кількість неявок за місяць по кожному співробітнику організації. На його підставі проводиться розрахунок та нарахування заробітної плати.
Якщо ведення табеля обліку робочого часу ведеться ручним методом, застосовують типову форму Т-12, якщо контроль явок-неявок здійснюється автоматично (турнікет) - використовують форму Т-13.
Заповнення табеля обліку робочого часу
Табель обліку робочого часу ведеться кожен робочий день протягом місяця, в останній день місяця підводиться підсумкова кількість відпрацьованих годин та неявок кожним співробітником.
Складається цей документ в одному примірнику та передається до бухгалтерії.
Надамо інструкцію ззаповнення табеля обліку робочого часута розрахунку оплати праці на прикладі форми Т-12 (форма Т-12іформа Т-13практично ідентичні за складом реквізитів).
- У верхній частині вказуємо найменування організації відповідно до установчих документів та найменування структурного підрозділу, якщо таке є в компанії.
- Заповнюємо осередки «Номер документа» та «Дата складання» (зазвичай це останній день звітного місяця).
- У осередку «Звітний період» вказуємо період з першого числа до останнього звітного місяця.
- У першому стовпці першого розділу табеля обліку робочого дня (1. Облік робочого дня) вказуємо порядковий номер працівника.
- 2-й та 3-й стовпці заповнюємо на підставі відомостей із особистих карток співробітників (форма № Т-2), які заводять на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу.
- У 4-ту та 6-ту графи заносимо код витрат робочого часу (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого часу) та інформацію про кількість відпрацьованих годин за кожен день місяця.
- У 5-му та 7-му стовпці відзначаємо проміжні результати за I/II половину місяця: у верхній осередок заносимо кількість відпрацьованих днів, у нижню – кількість відпрацьованих годин за обліковий період.
- 8-17 стовпці бланка табеля обліку робочого часу заповнюємо наприкінці звітного місяця.
У підсумкові відпрацьовані дні не включаються ті, коли співробітник був відсутній на робочому місці (вихідні, лікарняні, відрядження, прогули тощо). Значення в стовпці 8 утворюється при підсумовуванні значень верхніх осередків стовпців 5 і 7, значення 9-го стовпця - при підсумовуванні значень нижніх осередків 5-го і 7-го стовпців. - У 14-й та 16-й стовпці заносимо кількість днів та годин.
- У 15-му стовпці вказуємо код причини неявки (беремо з умовних позначень табеля обліку робочого дня).
- У 17-й стовпець заносимо загальну кількість вихідних та святкових днів кожного працівника за звітний місяць.
Другий розділ табеля обліку робочого дня (2. Розрахунок із персоналом з праці, 18-55 стовпці) веде бухгалтерія.
Підписується цей документ особою, яка відповідає за заповненнятабеля робочого часу, і навіть керівником структурного підрозділи, працівником кадрової служби чи директором предприятия.
Обов'язкові для застосування. Однак 1 січня 2013 року набула чинності поправка, яка скасовує обов'язкову умову щодо застосування уніфікованих форм. Тепер кожна організація може самостійно розробляти бланки та форми, включаючи всі необхідні реквізити.
Багато підприємств продовжують користуватися уніфікованими бланками Т-12 та Т-13, тому що самостійна розробка форм – справа накладна, а відмова від їх ведення може спричинити деякі небажані наслідки з боку податкової служби та ФСС.
Наповнення табелів вимагає від виконавця, яким без кадровика є бухгалтер, уважності, знання умовних позначень та основних правил внесення даних до документа. В іншому випадку неминучі помилки, що призведуть до несправедливого розподілу фонду оплати праці.
Для чого потрібний табель, різниця між формами Т-13 та Т-12
Документ відображає всі поточні відомості про відпрацьовані людину-години, неявки з поважних або неповажних причин кожного співробітника підприємства. Наприкінці кожного місяця табель закривається, а на основі даних, що містяться в ньому, бухгалтерія здійснює розрахунок заробітку.
Використання табелів обліку зручне та наочне, тому їх ведення обґрунтоване. Вони дозволяють стежити за трудовою дисципліною, на підставі аналізу якої керівник вирішує заохочувати співробітника премією або карати позбавленням надбавок.
Кожна організація визначає список форм, що використовуються в обліковій політиці підприємства. Використання тієї чи іншої форми обумовлено способами ведення обліку. Якщо він робиться вручну, застосовується Т-12, якщо за допомогою програмного забезпечення - Т-13.
Бланк табеля Т-12 розташовується на 2 паперових аркушах, кожен розміром 2/3 формату А 3. Він заповнюється в єдиному екземплярі і наприкінці місяця після візування керівником вирушає до бухгалтерії на оплату.
Табель обліку робочого часу Т-13 весь місяцьіснує у електронному вигляді.Щодня до нього вноситься потрібна інформація, реквізити підприємства та дані про працівників проставляються автоматично. Після закінчення звітного періоду заповнений бланк роздруковується на аркуші А3 і надсилається на підпис до керівника, а від нього - до бухгалтерії.
Про те, як у спеціальній програмі створити табель, дивіться у відео.
Як заповнити?
Заповнення табеля провадиться щодня протягом календарного місяця. Після закінчення цього терміну підраховується кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником. При нарахуванні заробітної плати враховуються неявки працівника, які також вносяться до бланку.
Обидві типові форми містять один набір реквізитів та умовних позначень, тому принципи їх заповнення одні й самі. Бланки розташовуються на двох сторонах аркуша у книжковому розташуванні.
У шапці документа обов'язково вказується:
- найменування підприємства разом із правовою формою (ІП, ТОВ, ВАТ тощо);
- код з ОКПО;
- звітний період (з першого до останнього дня місяця);
- номер документа.
Осередок «Дата документа»заповнюється в останній день перед відправкоюна затвердження керівника.
1 стовпець таблиці обліку містить порядковий номер працівника, починаючи від одиниці.
2-й стовпець - прізвище та ініціали кожного співробітника разом із посадою. Ці дані працівників формою Т-2. Порядок внесення суворо не визначено, але найчастіше прізвища вносяться за алфавітом або за табельним номером, який вписується в сусідній третій стовпець.
4-й і 6-й стовпці - це основна частина документа, в яку і вносяться числові або буквені умовні позначення відпрацьованого годинника за кожен день. Верхній рядок використовується для внесення кодів, нижній - годинника. У бланку Т-13обидві половини місяця зазначаються у 4 стовпці, тоді кількість рядків у кожного працівника подвоюється.
5-й та 7-й - проміжні підсумки за першу та другу половину місяця відповідно.
Інші графи таблиці з 8-ї по 17-ту заповнюються наприкінці періоду на підставі підтверджуючих документів (лікарняних, пояснювальних):
- 8-13 - кількість днів (верхній рядок) та годинника (нижній рядок) з окремим підрахунком понаднормового годинника та часу, відпрацьованого у святкові дні та вночі;
- 14-16 - кількість неявок із зазначенням коду причини;
- 17 – сума вихідних днів за місяць.
2 розділ:розрахунок із персоналом.
Ця частина таблиці розташована на 3 сторінці містить вид оплати та коррахунок, її заповнює бухгалтерія на підставі «Плану рахунків». У табелі Т-12, якщо всім працівників ці параметри однакові, співробітник розрахункового відділу заповнює графи 18-22, і якщо кожен працівник проходить з різних видам оплати, потрібні коди і цифри вставляються в стовпці 18-34.
Стовпці 35-55 містять статистичну інформацію щодо кожного працівника та підсумкові показники роботи підрозділу за місяць: кількість людино-днів та людино-годин, облікову чисельність працівників тощо.
У табелі Т-13, який заповнюється автоматично на підставі інформації з бухгалтерської програми, заповненню підлягають 7-9 граф у першому випадку та 9 граф у разі застосування кількох тарифних ставок.
Розшифровка умовних позначень
Кожен тип роботи або неявки на робоче місце має цифровий та літерний код. Визначено 36 факторів, що впливають на розрахунок заробітної плати.
Перша група кодівстосується позначення людино-годин при різних режимахроботи. Найчастіше використовується перший код:
- Я (01) – денна.
- Н (02) – нічна.
- РВ (03) - в офіційні святкові та вихідні дні.
- З (04) - понаднормова.
- ВМ (05) - вахтовим методом.
Якщоспівробітник їхав у відрядження, ставляться такі коди позначення:
- До (06) - службове відрядження.
- ПК (07) – відправка на підвищення кваліфікації працівника поза виробництвом.
- ПМ (08) – підвищення кваліфікації в іншій місцевості.
Третя група кодіввикористовується при відході співробітників у навчальний, щорічний або декретний відпустку:
- ВІД (09) - щорічна відпустка.
- ОД (10) - оплачувана додаткова відпустка.
- У (11) - навчальна відпустка, яка оплачується на підставі довідки-виклику.
- УВ (12) – частково збережена зарплата для учнів без відриву від виробництва.
- УД (13) - навчальна відпустка без оплати за відсутності довідки-виклику.
- Р (14) - відпустка, яка оплачується підприємством під час звільнення робітниці в декрет на пізніх термінах вагітності.
- ОЖ (15) - відпустка для догляду за дитиною до трьох років.
- ДО (16) - неоплачувана відпустка з дозволу роботодавця (відгул).
- ОЗ (17) - неоплачувану відпустку з причин, зазначених у ТК.
- ДБ (18) - додаткова неоплачувана відпустка.
- Б (19) - відпустка з тимчасової непрацездатності з призначенням допомоги (лікарняний).
- Т (20) - лікарняна відпустка без допомоги.