Обов'язок застосування касових чеків приносить у роботу ІП деякі складнощі, але водночас відкриває нові можливості для розвитку бізнесу.
Приймаючи платежі готівкою чи безготівкову оплату банківською картою, підприємець повинен використовувати ККТ. Це означає, що у момент внесення оплати за товар чи послугу продавець має видати покупцю правильно оформлений касовий чек (КЧ). Але до деяких категорій підприємців це правило не відноситься.
Що являє собою цей документ?
Це первинний документ, надрукований на паперовому носії за допомогою ККТ. Отримати зразок такого чека можна практично у будь-якому магазині під час здійснення платежу. Він необхідний доказу оплати готівкою чи безготівкового розрахунку банківською картою і містить інформацію про це платежі. Ця інформація надалі використовується для обліку руху коштів та правильного оформлення бухгалтерської звітності.
Чи зобов'язані ІП видавати касові чеки?
Обов'язок застосування ККТ залежить немає від організаційно-правової форми, як від використовуваної системи оподаткування.
Про необхідність застосування касового чека на різних системах оподаткування можна дізнатися з таблиці.
Так, індивідуальні підприємці, платники ЕНВД, можуть у момент платежу видавати не КЧ, а інший документ, що його замінює. Крім того, платники ЕНВД, чия діяльність входить до списку, поданого у ст.2 №54-ФЗ, має право не застосовувати ККТ і не видавати жодних інших документів.
В інших випадках, ІП на ЕНВД можуть обирати між ККТ і оформленням документів, що замінюють касовий чек.
ІП, які перебувають на ПСП, як і платники ЕНВД, мають право відмовитися від використання ККМ. А як підтвердження платежу використовувати БСО.
Особливості оформлення
Чек, роздрукований контрольно-касовому апараті, це фіскальний документ. ККТ має пройти реєстрацію у податковій інспекції та бути налаштований на роботу в одній конкретній організації.
В результаті такої настройки,роздрукований на цьому апараті зразок повинен містити такі реквізити(Постанова №745 від 30 липня 1993р.):
- назву організації чи ІП;
- ідентифікаційний номер платника податків;
- номер касової машини;
- номер документа за порядком;
- дата та час видачі;
- підсумкова сума платежу;
- позначення фіскального режиму (ФП);
- номер стрічки (ЕКЛЗ);
- криптографічний код для перевірки.
Перелічені реквізити касового чека повинні бути обов'язково присутніми на ньому. Для документа немає уніфікованої форми, тому зовнішній вигляд, залежно від організації, що видала, може відрізнятися розміром, формою, розташуванням реквізитів, додатковою інформацією (найменування куплених товарів, ПІБ касира, номер відділу, термін дії знижок тощо).
З приходом липня 2017 року на підприємствах починають видавати касовий чек онлайн-каси. Чек може складатися у двох варіантах:
- в електронному форматі;
- шляхом роздруківки на касовій стрічці (інформацію на папері має бути видно не менше півроку).
Перелік того, що має бути в чеку онлайн-каси, наводиться законом № 54-ФЗ, що датується 22.05.2003 р. За оновленими правилами покупцям слід видавати не лише паперові чеки, а й розсилати електронні варіанти на персональні адреси e-mail.
Кому потрібен новий чек онлайн-каси
Щоб працювати за зміненими правилами, необхідно забезпечити підключення ККТ до Інтернету. Зразок чека онлайн-каси передбачає наявність не тільки більше двох десятків обов'язкових реквізитів, а й щоденної передачі відомостей про виручку за чеками в ІФНС. Для зберігання інформації використовується фіскальний накопичувач. Додаткове нововведення – QR-код на чеку онлайн-каси.
За термінами переходу на торгівлю із застосуванням онлайн-кас прийнято диференціацію для різних категорій підприємств:
- Обов'язкові реквізити чека онлайн-каси мають бути на бланках з лютого поточного року у продавців, які працюють із ККТ, що знову реєструються.
- Оновлені вимоги до чеку онлайн-каси з останнього березня цього року застосовуються продавцями алкогольних напоїв.
- З 1 липня зразок касового чека онлайн-каси є актуальним для всіх власників ККТ, за винятком тих, хто веде свою діяльність на умовах ЕНВД та ПСН.
- Оновлені реквізити чека онлайн-каси стануть невід'ємними елементами для роботи підприємців на ЕНВД та ПСН із липня 2018 року.
Як виглядає чек онлайн-каси
У ст. 4.7 закону № 54-ФЗ наведено список того, що має містити чек онлайн-каси. Перелік дає зрозуміти, як виглядає чек онлайн каси 2017. У ньому повинні бути відображені найменування документа із зазначенням порядкового номера за поточну зміну. Обов'язкові реквізити в чеку онлайн-каси передбачають наявність відомостей про точну дату та час проведення розрахунку з інформацією про місце вчинення правочину:
- якщо операція здійснюється у будівлі необхідно друкувати її точну адресу та актуальний поштовий індекс;
- як виглядає новий чек онлайн-каси при розрахунку у транспортних засобах – у ньому повинні наводитися не лише адресні дані підприємства, а й реєстраційний номер автомобіля із зазначенням марки та моделі;
- інтернет-магазини зазначають адресу свого сайту.
Обов'язкові реквізити касового чека онлайн-каси представлені:
Онлайн-каса: чек корекції
Чек корекції необхідний виправлення неправильно введених сум у момент здійснення розрахунків. Якщо касир пробив чек на більшу суму, ніж потрібно, оформляється чек на повернення надмірно відбитих коштів. Помилково пробитий чек на онлайн-касі при заниженні суми призводить до утворення в касі надлишку. У цьому випадку касиру потрібно написати службову записку для пояснення причин події, вказавши дату та час операції. На підставі зареєстрованої записки оформляється чек онлайн-каси з коригуванням.
Як перевірити чек онлайн-каси
Покупці можуть переглядати дані про товари, що купуються, їх вартість і реквізити продавців у спеціальному додатку. Перевірка чека онлайн-каси передбачає наявність мобільного телефону з доступом до Інтернету. Програма знаходиться у безкоштовному доступі.
Як дізнатися чеки онлайн-касами:
- Вручну ввести фіскальні дані документа у додаток (дату з часом покупки, вказати тип операції з номером чека та його сумою, відзначити фіскальну ознаку).
- Зразок чека каси онлайн на послуги та товари містить QR-код, який автоматично зчитується з документа, щоб уникнути ручного введення даних.
Після цього можна ознайомитися з інформацією щодо даних податкового органу про досконалу купівлю. Якщо будуть виявлені розбіжності, покупець має право заявити про це до ІФНС.
Крім того, у взаємодії продавця, покупця та ФНП – як контролюючого органу, з'явився ще один гравець – Оператор фіскальних даних. Його завдання полягає:
- у прийомі та обробці платіжних даних від торгових точок;
- у передачі оброблених даних у ФНП;
- у формуванні електронних касових чеків та їх надсиланні покупцям.
Відомості про чекання, що формуються на онлайн-касі, таким чином, підлягають передачі в ОФД. З цією метою Оператору окремо направляється особливий касовий чек у встановленому форматі. Такий чек також має відповідати певним вимогам щодо реквізитів. При цьому серед них велика кількість тих, що не пов'язані з реквізитами, що відображаються безпосередньо на касовому чеку. Серед таких, наприклад - ІПН торговельного підприємства.
Приклади включення реквізитів до касових чеків у різних ситуаціях можна переглянути (файл PDF).
У даному матеріалі розглянуто приклади при:
- реалізації товарів, робіт, послуг;
- внесення передоплати та авансу, продаж подарункового сертифікату;
- наявності передоплати чи авансу;
- поверненні коштів;
- закритті авансів реалізацією та частковою оплатою безготівково.
Одні й самі реквізити чека можуть ідентифікуватися по-різному. Наприклад, якщо на купівельному чеку виводиться назва документа, то на адресу ОФД буде передано реквізит 3, що означає, що онлайн-каса сформувала саме касовий чек.
Програмний алгоритм формування касового чека встановлюється виходячи з формату фіскальних даних, що застосовується на касовому апараті. Наразі такі формати представлені у версіях 1.0, 1.05, 1.1. Касовий апарат, що використовується, повинен підтримувати хоча б одну із зазначених версій.
Переліки реквізитів чека ККТ на онлайн-касі самі по собі «інноваційні» і тому особливо цікаві щодо встановлення ступеня їх корисності. Однак, для рядового користувача онлайн-каси (як і для покупця) більший інтерес можуть становити вимоги щодо змісту таких реквізитів. Тобто коли має значення не те, чи є той чи інший реквізит в чеку (і для чого він потрібен), а те, яким чином він застосований.
Якщо розглядати найбільш неоднозначні моменти користування онлайн-касою, що часто викликають питання - в частині виконання магазином вимог щодо формування чеків, то до таких питань правомірно віднести:
- відображення реквізиту «фіскальна ознака» у 2 різновидах - як ознака документа та повідомлення;
- вказівку в чеку координат точки продажу;
- відображення режиму оподаткування у чеку;
- вказівку в чеку ознаки та предмета розрахунку, способу оплати товару та розрахунку;
- відображення посади та персональних даних касира в чеку;
- застосування "комунікаційних" реквізитів.