Ви дізнаєтесь:
- Які плюси та мінуси є у системи KPI.
- Яким співробітникам не варто запроваджувати KPI.
- Які KPI встановити керівнику.
- Що робити, якщо співробітники саботують використання KPI.
- Як переглянути систему KPI.
Що таке система KPI
KPI є особливою системою показників, під час використання якої роботодавці можуть оцінювати ефективність діяльності підлеглих. При цьому KPI – ключові показники кожного працівника – прив'язують до загальних індикаторів бізнесу (рівня доходності, рентабельності, капіталізації).
Матеріали для скачування:
Вирізняють різні цілі KPI, але головна з них – створити таку ситуацію в компанії, в якій співробітники з різних підрозділів могли б діяти спільно без суперечностей своїх ділових вчинків один одному. Діяльність одного фахівця не повинна заважати роботі іншого або уповільнювати її. Всі співробітники повинні прагнути до єдиної мети та ефективно працювати, отримуючи за це бонуси.
Є думка, що KPI безпосередньо пов'язані з BSC (Balanced Scorecard – Збалансованою системою показників), але це не так. Творці BSC не використовували термін KPI. Вони використовували поняття "заходи", "вимірювача", або measure.
KPI та BSC побічно пов'язані між собою. BSC має перспективу бізнес-процесів, де присутні пов'язані з ними цілі. Щоб виміряти, наскільки цієї мети досягнуто, фахівці користуються показниками бізнес-процесів KPI.
Матеріали для скачування:
Отже, що таке KPI? Це певні індикатори, завдяки яким набагато простіше зрозуміти, які дії варто виконувати для підвищення ефективності. При цьому ефективність є не лише кількістю маніпуляцій, проведених за певний часовий проміжок, а й користь, яку підприємство отримало від роботи окремо взятого фахівця.
KPI компанії є загальними. Однак у підрозділах їх ділять на невеликі, які називаються персональними. Їх не може бути багато. Достатньо 3-5 чітко позначених та зрозумілих показників. Основна вимога – можливість просто та швидко виміряти їх.
Ось деякі приклади KPI. Можливі KPI для менеджера з продажу такі: "Обсяг продажів не нижче ...", "Кількість нових клієнтів не менше ...", "Сума середнього контракту по клієнту дорівнює приблизно ...", "Ступінь володіння англійською не нижче ...".
Інший приклад KPI. Ви є власником великої точки продажу побутової техніки. На вас працює 12 менеджерів. Те, наскільки ефективно працює кожен із них протягом місяця, оцінюється на підставі наступних показників:
- скільки людей, з якими розмовляв менеджер, купили техніку (у відсотках);
- сума середнього чека;
- наскільки виконано план з продажу (наприклад, сума мінімальної планки щомісяця становить 350 тис. рублів; заробітну плату менеджера впливатиме рівень перевиконання плану у відсотках).
Наприклад, вам потрібно продати міксери певної марки та виробника. У цьому випадку розумною стане встановлення плану для кожного менеджера з мінімальною кількістю міксерів рівним 5. Якщо менеджер продає техніки більше запланованої кількості, то отримує 3% вартості кожного «зайвого» міксера. Для фахівців це чудова мотивація, KPI такого типу дозволяє успішно реалізовувати продукцію. Досвід показує, що оптимальна кількість критеріїв KPI для одного фахівця складає від 5 до 8.
3 цікаві факти про KPI
- Системою Key Performance Indicators на Заході користуються понад 40 років. У країнах СНД та Росії її застосовують приблизно 15 років.
- У ряді держав (Кореї, Сінгапурі, Гонконгу, Японії, Малайзії, Німеччини та США) система Key Performance Indicators є національною ідеєю. KPI не просто концепція, а основа роботи всіх компаній.
- Президент РФ Володимир Путін запропонував створити систему Key Performance Indicators, щоб оцінювати, як працюють урядовці.
Як уникнути помилок під час впровадження KPI
Редакція журналу «Генеральний Директор» розглянула 6 популярних помилок у системі KPI та дала пораду, як їх уникнути.
З чого починається розробка KPI
Створювати KPI слід «згори донизу», починаючи з масштабних цілей компанії до завдань, які стоять перед окремим працівником. Щоб повноцінно вирішувати завдання, необхідно, щоб до підготовки системи KPI було залучено весь персонал. Йдеться про співробітників, які працюють у планово-економічному, фінансовому, про фахівців з управління організацією трудової діяльності, колектив відділів кадрів, збуту, технологічного відділу.
Для початку організації необхідно з'ясувати, який KPI у пріоритеті. Для цього на підприємстві уточнюють та перевіряють цілі стратегічного та оперативного характеру. Формулювання мети в ідеалі має бути таким, щоб у ньому не було чіткого позначення фінансової складової як головного показника. Краще, якщо фінансовий показник випливатиме з основного завдання. За такого підходу фірма зможе впевнено почуватися і в кризовий період.
Потрібний зв'язок мети з ринковим середовищем, змінами над ринком. Наприклад, компанія може поставити собі за мету стати однією з ТОП-3 на ринку своєї продукції або зайняти лідерські позиції на певній території. Після того, як сформульована головна мета, виділяються підцілі.
Після встановлення цілей слід проаналізувати, наскільки ефективно зараз працює фірма і як вона вирішує актуальні завдання. У цей час необхідно визначити, як буде розраховуватися заробітна плата співробітників.
При створенні KPI для підприємства важливо скласти бюджет витрат на персонал. У разі він ділиться за видами виплат. Крім того, потрібно врахувати індексацію зарплати та кар'єрне зростання фахівців.
На заключній стадії розробки створюють положення, готують карти KPI, прописують, за якою методикою розраховувати кожен ключовий показник, і погоджують систему з керівництвом всіх самостійних одиниць у компанії.
Положення про KPI має включати інформацію про цілі та завдання, які переслідує система:
- Поліпшення результатів та підвищення ефективності діяльності фахівців. Розробка та впровадження мотивації співробітників.
- Підвищення прибутковості підприємства. Розробка цілей та показників результативності для кожної посади у відділах та підрозділах фірми.
- Створення інформаційної бази, яка дозволить приймати правильні рішення з управління. Забезпечення оперативного збору інформації та контролю за функціонуванням системи.
Ключові показники ефективності та їх види
Ключові KPI бувають:
- запізнюючими, що відбивають підсумки роботи після закінчення терміну. Йдеться про фінансові KPI, що свідчать про потенціал компанії. Однак такі коефіцієнти не можуть показати, наскільки ефективно працюють підрозділи та організація загалом;
- оперативними (випереджальними), які дозволяють керувати станом справ протягом звітного періоду для досягнення поставлених цілей після його завершення. Оперативні показники ефективності допомагають зрозуміти, як зараз справи на підприємстві, і, разом з цим, демонструють фінансові результати надалі. На основі оперативних KPI також можна судити, наскільки якісно протікають процеси, чи хороша продукція, наскільки їй задоволені клієнти (споживачі).
Основні умови – показники повинні сприяти реалізації проміжних та кінцевих цілей, і всі індикатори можна швидко і просто порахувати. Коефіцієнти бувають різними – якісними (у вигляді рейтингу чи балів) та кількісними (у вигляді часу, грошей, обсягу продукції, кількості людей тощо).
Приклади KPI
KPI для працівників технічної підтримки. Фахівець такого профілю має консультувати тих, хто є реальним покупцем, та допомагати можливим клієнтам. Набір KPI у цьому випадку невеликий. Роботу співробітника оцінюють на підставі того, наскільки якісно він проводить консультації, в якій кількості, чи задоволені клієнти обслуговуванням.
Ключові показники ефективності менеджера з продажу. Кількість нових покупців не повинна бути нижчою за певну позначку, обсяг продажів не менше встановленої межі, розмір середнього договору по клієнту в зазначених межах, володіння англійською мовою на тому чи іншому рівні.
Система KPI складається з низки показників, але універсальними є:
- Процесні, що свідчать про те, який результат приніс процес, як обробляються запити від споживачів, як створюються та виводяться нові продукти у ринкове середовище.
- Клієнтські: наскільки задоволені клієнти, як взаємодіє з ринками збуту, скільки покупців вдалося залучити.
- Фінансові дозволяють будувати висновки про зовнішньоекономічному становищі підприємства. Тут йдеться про рівень прибутковості, товарообіг, ринкову вартість продукції, фінансовий потік.
- Критерії розвитку показують, наскільки динамічно розвивається компанія. Це ступінь продуктивності фахівців, рівень плинності персоналу, витрати на кожного працівника, мотивація співробітників.
- Показники довкілля: як коливається ціна, який рівень конкуренції, яка цінова політика над ринком. Ці індикатори обов'язково мають бути враховані під час створення KPI.
Як розрахувати KPI
Етап 1.Вибір трьох ключових показників ефективної діяльності спеціаліста: