Що важливо знати
Моделування бізнес-процесів дозволяє аналізувати не тільки те, як підприємство в цілому, як вона взаємодіє з зовнішніми організаціями, клієнтами та постачальниками, але й як організована діяльність на кожному окремому робочому місці.
Існує кілька підходів до визначення поняття "моделювання бізнес-процесів":
Моделювання бізнес-процесів - це опис бізнес-проектів підприємства, яке дозволяє керівнику знати, як працюють рядові співробітники, а рядовим співробітникам - як працюють їхні колеги і на який остаточний результат спрямована вся їхня діяльність;
Модування бізнес-процесів - це ефективний засіб пошуку можливостей поліпшення діяльності підприємства;
Модування бізнес-процесів - це засіб, який дозволяє передбачити і мінімізувати ризики, що виникають на різних етапах реорганізації діяльності підприємства;
За допомогою моделювання бізнес-процесів можна оцінити кожен процес, який бере участь в окремому процесі, і всім компаніям, що працюють на підприємстві, що бере участь у процесі.
Сучасні підприємства мусять постійно займатися покращенням своєї діяльності. Це вимагає розробки нових технологій та прийомів бізнесу, підвищення якості кінцевих результатів діяльності і, звичайно, впровадження нових, ефективніших методів управління і організації діяльності підприємств.
Бізнес-процес - це логічно, послідовний, взаємозв'язаний набір заходів, які споживає ресурси виробника, створює цінність і видає результат споживача. І саме тому, що організація оптимізує бізнес-процеси, ми можемо визначити необхідність зниження витрат або тривалості виробничого циклу, вимоги, які вимагають споживача та держави, впровадження програм управління якістю, злиття компаній, внутрішньоорганізаційні протиріччя та д.
Моделування бізнес-процесів - це ефективний засіб пошуку шляхів оптимізації діяльності компанії, засіб прогнозування і мінімізації ризиків, що виникають на різних етапах реорганізації підприємства. Цей метод дозволяє нам оцінювати кожен окремий процес і все бізнес-процесум організації в сукупності.
Зазвичай, рішення щодо моделювання бізнес-процесів приймається з причин, представлених на малюнку 1.
Діаграма 1 - причина, чому приймається рішення з моделювання бізнес-процесів
Моделування бізнес-процесів впливає на багато аспектів діяльності компанії:
Змінити структуру органа.
оптимізація функцій підрозділів і працівників;
Перерозподіл прав і обов’язків провідників;
Зміна внутрішніх нормативних документів і технології проведення операцій.
Метою моделювання є систематизація знань про компанію і її бізнес-процеси в наочній графічній формі більш зручною для аналічної обробки отриманої інформації. Модель повинна відображати структуру бізнес-процесів організації, деталі їх виконання і послідовність документооборота.
Моделування бізнес-процесів організації включає два етапи структурне і детальне.
Структурне моделювання бізнес-процесів організації може виконуватися в нотації IDEF0 з використанням інструмента BPwin або мовою UML з використанням інструментари Rational Rose. Детальне моделювання виконується на мові UML.
На етапі структурного моделювання в моделі повинні бути відображені:
існуюча організаційна структура;
документи та інші сутності, які використовуються під час моделювання бізнес-процесів і необхідні для моделювання документоборота, з описами їх основного сенсу;
Властивість бізнес-процесів, що відображає їх ієрархію від більш загальних груп до приватних бізнес-процесів;
Діаграма взаємодії для кінцевих бізнес-процесів, що відображає послідовність створення і пересування документів (заданих, матеріалів, ресурсів тощо) між діючими особами.
Запущено довге моделювання бізнес-процесів у тій самій моделі і має відображати потрібну деталь, і повинна забезпечити однозначне уявлення про діяльність організації.
Дитальна модель бізнес-процеса повинна включати:
набір прецедентів, що відображають можливі варіанти виконання бізнес-процесів « як є»;
діаграми дій, що детально описує послідовність виконання бізнес-проектів;
Діаграма співпраці, що відображає схему документа.
Бізнес-операція - сукупність дій, процедур, що складаються зміст одного акту бізнес-диячності.
Бізнес-операція зазвичай починається з виробництва або купівлі партії товару за заздалегідь запланованим планом і закінчується продажем товарів і отриманням прибутку. Бізнес-операції називають також угодами.
Бізнес-функція - це завдання, яке вирішує компанія для власного виживання і для досягнення поставлених цілей. Функція відповідає на запитання, що робити. Звичайно, в межах компанії можна виділити багато функцій. Так будь-яка бізнес-система повинна мати такі функції, як керування фінансами, виробництво, продажі.
Практичні пояснення
Бізнес-Модель - це те, що робить компанія і завдяки чому вона заробляє гроші.
Бізнес-стратегія є теорією, бізнес-модель - гіпотеза.
Розуміння ходу існуючих бізнес-процесів дає можливість судити про їх ефективність і якість і необхідно для розробки бізнесу IT-інфраструктори. Успішна розробка систем, що забезпечують підтримку бізнесу-процесів від початку до кінця, можливо лише тоді, коли самі процеси чітко зрозумілі. Модель бізнес-процеса називається його формалізоване (графічне, табличне, текстове, символьне) опис, що відображає реально існуючу або уявну діяльність підприємства. Модель, як правило, містить такі відомості про бізнес-процесер:
Субтитрыенкцій.
Порядок виконання бізнес-функцій;
Механізми контролю і управління в рамках бізнес-процесу;
Виконавців кожного бізнес-функції;
Вхідні документи/ інформація, які слід знайти
Ресурси, необхідні для виконання кожної бізнес-функції;
Документація/условія, які регламентують виконання кожної бізнес- функції;
Параметри, характерні для виконання бізнес-функцій і процесу в цілому.
Для моделювання бізнес-процесів можна використовувати різні методи. Метод, або методологія, моделювання включає в себе послідовність дій, які необхідно виконати для побудови моделі, так. О, ох. метод моделювання, який використовується для моделювання, і для застосування нотації (мови). Найбільш популярною технологією бізнесу-моделіювання є ARIS, але також відомі Catalyst компанії CCC, Business Genetics, SCOR (Supply Chain Operations Reference), POEM (Process Oriented Enterprise Modeling) і д. Мова моделювання має власний синтаксис (словні позначення різних елементів та правила їх комбінацій) і семантику (правила тлумачення моделей та їх елементів). У теорії та практиці існують різні методи, які допомагають нам будувати і показувати моделі бізнес-процесів, основні з яких є функціональними та об'єктивними. У функціональному підході до головних структуроподібних елементів є функція (бунес-функція, дія, операція), і система представляється у вигляді ієрархії взаємозв' язаних функцій. Під час об'єктно-орієнтованого підходу система розбивається на набір об'єктів, які відповідають об'єктам реального світу і взаємодіють між собою за допомогою надсилання повідомлень.
Бізнес-функція - це тип роботи (операцій, дій), що виконується над продуктами або послугами, по мірі їх просування в бізнес-процессе.
Функціональний підхід у моделі бізнес-процесів зводиться до побудови схеми бізнес-процесу в вигляді послідовності бізнес-функцій, з якими пов'язані матеріальні та інформаційні об'єкти, використовуються ресурси, організаційні одиниці і т.п. Переважністю функціонального підходу є внаочність послідовності і логіки операцій у бізнес-процесу компанії, а брак - якась суб'єктивність в деталізаці операції. В ролі об'єктів під час моделювання бізнес-процесів компанії можуть виступати конкретні предмети або реальні сутності, наприклад клієнт, замовлення, послуга і т.п.
Об'єднаний підхід визначає спочатку вибір об'єктів, а потім визначення дій, в яких вони беруть участь. У цьому разі можна помітити пасивні об’єкти (матеріали, документи, обладнання), над якими виконується дія, і активні об’ єкти (організаційні одиниці, конкретні виконавці, програмні засоби), які здійснюють дії. Завдяки цьому об’єкт може об’єктивно виділити операції і вирішити, чи доцільно користуватися ними. Недолік об'єктного підходу полягає в менш ілюстрації конкретних бізнес-процесів. Важливим поняттям будь-якого методу моделювання бізнес-процесів є зв'язок (як правило, в графічних нотаціях їх зображають у вигляді стрілок). Зв'язки є для опису взаємозв'язків між об' єктами і/ або бізнес-функцій один з одним. До таких взаємин можуть належати послідовність виконання часу, зв’язок за допомогою потоку інформації, використання іншим об’єктом тощо.
Моделі бізнес-процесів застосовуються для різних цілей, що визначає тип розробленої моделі.
Розгляньмо основні випадки, при яких все-таки потрібно описувати бізнес-процеси:
· Автоматизація діяльності організації. У цьому випадку опис процесу виконує роль посередника між замовником і програмістом, перекладаючи конкретну потребу замовника на зрозумілий для розробника мов.
· Оптимізація діяльності підприємства. Модернізація та покращення процесів допомагають вирішити як організаційні, так і технологічні питання, що сприяють якості кінцевого продукту (вавара/ послуги).
· Проведення сертифікації організації за стандартами ISO і тираж процесів. Створюючи складну структуру взаємозалежних процесів системи менеджменту якості, чітко зрозумілої всіма колегами організації.
Опис процесу можна виконати різними способами, а саме:
Текстове пояснення процесу
У ньому описано цілу послідовність дій процесів у простий текстовий спосіб (регламенти, стандарти).
Приклад опису процесу « Ініціація нового проекту»:
1. З рішення управління управління впровадженням аналізу ефективності існуючого процесу (план/фактичні відхилення від показників процесів, дані систем внутрішніх та зовнішніх реклам).
2. Дані аналізу процесу прямують до відділу бізнес-процесів.
3. На основі отриманих даних відділ бізнес-процесів виконує передпроектну роботу (виробництво речень для покращення процесу, розробка альтернативних варіантів процесу).
4. На основі запропонованих пропозицій щодо покращення, Рада з розвитку приймає рішення про запуск проекту (вибір варіанта для розробки процесу, визначення менеджера проекту).
5. У розв'язанні Ради з розвитку, керівник відділу бізнес-процесів формує робочу групу з проекту і розробки Плану роботи з проекту.
Таблична інформація щодо процесу
Воно полегшує розуміння послідовності дій завдяки своїй структурі.
Таблиця 1 - таблична описація бізнесу процесу, приклад опису процесу « Розробка нового проекту»
|
Підрозділ- виконунок |
Вхідні документи |
Вихідні документи |
||
|
Проведення комплексу роботи з розробки проекту і його документльного оформлення. |
Відділ бізнес-процесів |
План роботи з проекту. |
Пакунок документів (алгоритм) |
|
|
Проведення робіт за визначенням комплексу показників ефективності процесу (джерело інформації для обчислення, планування даних, періоду збирання оцінок) |
Пакет документів для проекту (алгоритм) |
Як виявляти ефективність процесу |
||
|
Задовольнити новий профіль процесу і / або зміни, які було внесено до існуючого процесу з керівниками підрозділів-учасників процесу (змовляти результати процесу). |
Відділ впровадження, відділ бізнес-процесів |
Пакет документів з проекту (алгоритм, показники ефективності процесу) |
||
|
Розробка перерожування необхідних заходів для якісного впровадження проекту. |
Відділ бізнес-процесів |
Планування за комплексом проектів для впровадження проекту. |
Перервати план проекту. |