Необхідність наявності графіка відпочинку працівників встановлено ст. 123 ТК України. У ньому відображається інформація про порядок розподілу оплачуваних щорічних відпусток кожного працівника підприємства. Плануються такі дані весь календарний рік у помісячному розрізі. Складається документ із використанням уніфікованої форми Т-7, затвердженої Держкомстатом РФ. У ній зазначаються такі різновиди відпусток:
- оплачувані щорічні;
- оплачувані додаткові;
- невикористані.
Якщо було прийнято нового працівника
Тим не менш, не завжди складений документ залишається незмінним на протязі всього року. Можуть виникнути обставини, що вимагають внесення у форму Т-7 нових даних (наприклад, при прийомі на роботу нового працівника).
Що робити у цій ситуації? Як було зазначено вище, згідно із законом відпочинок трудящому надається на підставі графіка. І складається він за два тижні до кінця року. Проте часто роботодавці приймають працювати нових працівників після затвердження графіка. Тому людина, яка прийшла у фірму, наприклад, у січні, в документі не буде врахована (тому що її становили в грудні). Але через шість місяців прийнятий на роботу у січні співробітник може скористатися правом на відпочинок.
Співробітникам, які працевлаштувалися після затвердження графіка, відпочинок можна надати на підставі заяви без включення їх до плану. А можна оформити доповнення до нього у вигляді окремого документа, вказавши в ньому свідчення про відпустки новихробітників. Щоправда, цей захід не є обов'язковим.
У цьому випадку, коли у новачка з'являється право на отримання відпочинку (як правило, після шести місяців праці), його можна внести в план.
Доповнення складається за тією самою формою, як і основний. Зразок доповнення до графіка відпусток на нових співробітників подано на початку статті.
Вище за реквізит «Стверджую» вносять додатковий реквізит: «Додатковий графік відпусток на ____ рік».
Т. до. доповнення - це додаток до основного документа, то його слід затвердити в тому самому порядку. Спершу його візує начальник відділу кадрів. Потім документ узгоджується із профспілковим органом (якщо він є). Після цього доповнення затверджує своєю візою керівник організації.
Внести час відпочинку нових співробітників у форму Т-7 бажано. Але ця процедура є актуальною лише щодо тих громадян, які працевлаштувалися в організацію у першому півріччі. Адже співробітники, прийняті працювати пізніше, зазвичай, використовують декларація про тривалий відпочинок лише за 6 місяців. А отже, будуть внесені до плану на наступний рік.
Зразок додаткового графіка відпусток на нових працівників
Зразок доповнення до графіка відпусток під час прийому нового співробітника
Відповідальність роботодавця
Відповідно до ч. 1 та 2 ст. 123 ТК РФ, кожна організація має становити план відпусток. При перевірці підприємства співробітники Трудінспекції, напевно, захочуть переконатися в його наявності. Тому його відсутність роботодавець то, можливо оштрафований у сумі від 30 000 до 50 000 крб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Заява про надання відпустки подається роботодавцю у таких випадках: під час першого року роботи на підприємстві, якщо працівник виявив бажання «піти» у відпустку у дати, які відрізняються від тих, що заплановані у раніше складеному графіку відпусток. А також, якщо відпустка розбиватиметься на дві частини. Заява має бути написана не пізніше ніж за 14 днів до початку відпустки та погоджена з керівництвом. На підставі заяви до графіка відпусток вносяться зміни.
При виході працівника у відпустку за графіком відпусток заява про надання відпустки не пишеться. Роботодавець зобов'язаний заздалегідь повідомити працівника час початку його відпустки. Це має бути зроблено за два тижні до його початку.
У порядку, передбаченому ст. 123 ТК РФ роботодавець затверджує графік відпусток і немає необхідності в оформленні заяв про надання відпустки з боку найманих працівників. Роботодавець на власний розсуд встановлює для працівників дату початку його відпустки, оскільки закон не зобов'язує його встановлювати дати відпустки, враховуючи побажання працівників. Насправді все відбувається інакше. Роботодавець, хоч би що порушити баланс інтересів учасників трудового договору, залучає працівників до складання графіка відпусток. Під час опитування роботодавців щодо того, як вони враховують побажання своїх працівників щодо дат надання відпустки, були отримані різні відповіді.
Так, у деякі підприємства за два місяці до дати затвердження графіка проводиться робота зі збору відомостей про дати початку відпусток у кожній структурній одиниці. На підприємстві складається «попередній графік». Особа, відповідальна за збір даних, вносить до неї дати початку відпустки, які вказують співробітники. Після чого керівники структурних одиниць вивчають графік щодо того, чи не вплине він на нормальну, безперебійну роботу підрозділу. Якщо все гаразд і графік відпусток влаштовує керівника, він ставить відмітку у тому, що графік відпусток узгоджено. При необхідності зміни дати початку відпустки, її коригують. При цьому враховують деякі нюанси, такі як взаємозамінність співробітників, навантаження на співробітників у певний час року. Після того, як усі зміни будуть зроблені, складається єдиний графік відпусток. Він затверджується керівництвом підприємства у порядку, передбаченому законодавством.
Уніфікована форма Т-7 - графік відпусток відбиває розподіл щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік. У статті ми розповімо про особливості складання цього документа та наведемо зразок графіка відпусток.
Уніфікована форма Т-7 графіка відпусток (бланк)
Якщо організація використовує уніфіковані первинні документи, графік відпусток вона оформляє формою Т-7. Графік відпусток - бланк та вказівки щодо його заповнення затверджено постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1. Завантажити бланк, на якому складається графік відпусток форми Т-7, можна на нашому сайті.
Нагадаємо, що для більшості роботодавців використання уніфікованих форм по кадрах зараз необов'язкове, тому ви маєте право розробити і власну форму графіка відпусток.
Докладніше про це «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .
Складання графіка відпусток
Упорядкування графіка відпусток передбачено ст. 123 ТК України. Цей документ визначає черговість надання працівникам оплачуваних відпусток, причому обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. Графік відпусток забезпечує право працівників щорічний відпочинок. Складання графіка відпусток дозволяє роботодавцю:
- завчасно оформити відпустку та виплатити відпускні;
- знайти заміну працівникові, що йде у відпустку;
- контролювати своєчасність надання працівникам відпусток та не допускати накопичення невикористаних днів відпустки.
При складанні графіка відпусток слід враховувати, що деякі працівники мають право використовувати відпустку у зручний для них час. Якщо працівник має вибір, при складанні графіка рекомендується отримати від нього заяву про те, в який час він хотів би піти у відпустку. Якщо при складанні графіка відпусток було враховано побажання працівника, зазначене у його заяві, то змінити згодом час відпустки можна лише за взаємною згодою сторін.
Якщо графік відпусток затверджено, а працівника не влаштовує час відпустки, встановлений там, може попросити про зміну дат відпустки. Для цього працівник повинен написати заяву про надання йому відпустки у дати, відмінні від тих, що внесені до графіка відпусток. Якщо роботодавець не заперечує перенесення відпустки, то до графіка відпусток вносяться відповідні зміни.
Як внести зміни до графіка відпусток, читайте
За відсутність графіка відпусток роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності за п. 1 ст. 5.27 КпАП РФ, яка передбачає за вперше допущене порушення штраф:
- для посадових осіб - від 1000 до 5000 руб.;
- для ІП - від 1 000 до 5 000 руб.;
- для юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб.
При повторному порушенні штрафи значно виростають, складаючи (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для посадових осіб - від 10 000 до 20 000 руб. (також можлива їх дискваліфікація терміном 1-3 року);
- для ІП - від 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридичних осіб - від 50 000 до 70 000 руб.
Наявність графіка відпусток та її дотримання перевіряє трудова інспекція.
Чию думку враховувати при складанні графіка
Як правило, при складанні графіка відпусток враховують думку кожного із працівників. Причому інформацію про те, хто і коли хотів би піти у відпустку, краще збирати письмово, щоб виключити згодом можливі конфліктні ситуації.
Водночас роботодавець беззастережно враховувати всі побажання не зобов'язаний (за винятком окремих категорій працівників). Тут важливо лише поєднати інтереси персоналу та бізнесу та вибудувати таку черговість відпусток, яка не завадить діяльності організації.
Якщо організації є профспілка, графік відпусток узгоджується також із нею (п. 1 ст. 123 ТК РФ).